Compliance-Anfragen beantworten
Ein Kunde fragt, ob ein Teil einen besonders besorgniserregenden Stoff enthält. Die Frage kommt als E-Mail, als Tabelle oder als Portalaufgabe, und die Antwort muss aus Dokumenten zusammengetragen werden, die an mehreren Stellen liegen. Hier steht, wie die Anfrage aussieht, was die Verordnung an Information verlangt, was eine typische Antwort enthält und wie Pareo sie durchgehend beantwortet.
Wie die Anfrage ankommt
Es gibt keinen einheitlichen Posteingang dafür. Der Anfragende wählt Kanal und Vorlage, deshalb erreicht Sie dieselbe Frage in vier oder fünf Gestalten.
- E-Mail. Freitext zu einem Teil oder zu einer Liste davon, meist mit einer Frist in der Betreffzeile und der eigentlichen Frage zwei Absätze weiter unten.
- Excel. Der eigene Fragebogen des Kunden, eine Zeile je Teilenummer, eine Spalte je Regelwerk und ein Reiter mit Hinweisen.
- Eine Portalmeldung. Eine Aufgabe im Lieferantenportal des Kunden, die in dessen Feldern und dessen Wortwahl beantwortet werden muss.
- Ein Formular. Ein PDF-Formular oder eine IPC-1752A-Deklaration, die ausgefüllt und als Datei zurückgeschickt wird.
Was Artikel 33 REACH an Information verlangt
Der Anker ist Artikel 33 der REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006. Enthält ein Erzeugnis einen Stoff der Kandidatenliste über 0,1 Gewichtsprozent, muss der Lieferant dieses Erzeugnisses die Abnehmer in der Lieferkette informieren, Verbraucher auf Anfrage.
Die Kandidatenliste wird von der ECHA geführt und etwa zweimal jährlich aktualisiert. Ein Teil kann also meldepflichtig werden, ohne dass sich am Teil selbst etwas geändert hat.
Ist der Grenzwert überschritten, können weitere Pflichten folgen: die Meldung an die ECHA nach Artikel 7 Absatz 2 und eine SCIP-Meldung, die seit dem 5. Januar 2021 für auf dem EU-Markt in Verkehr gebrachte Erzeugnisse gilt.
EUR-Lex: REACH Art. 7 und 33 ↗ECHA-Kandidatenliste ↗Wissensdatenbank: SCIP ↗
Was eine typische Antwort enthält
Die Formulierung unterscheidet sich je Kunde. Dieselben Bestandteile kehren wieder.
- Identifikation. Die Teilenummer, wie der Kunde sie geschrieben hat, und die Teilenummer, wie Sie sie führen.
- Regelwerk und Stand. Welche Liste, welche Fassung und zu welchem Datum die Aussage dagegen getroffen wurde.
- Der Befund. Ob ein gelisteter Stoff über dem Grenzwert vorliegt und, wenn ja, welcher Stoff, in welcher Konzentration und in welchem Teil des Erzeugnisses.
- Genutzte Ausnahmen. Bei RoHS die benannte Ausnahme, sofern eine in Anspruch genommen wird.
- Der Nachweis. Die Lieferantenerklärung oder der Prüfbericht, auf dem die Aussage beruht, und die Person, die freigegeben hat.
Wissensdatenbank: Materialdeklaration ↗Wissensdatenbank: SVHC ↗
Warum das von Hand langsam ist
Kein einzelner Schritt ist schwer. Es sind nur viele, und sie wiederholen sich je Teil, je Kunde und je Fassung der Liste.
- Die Anfrage finden. In einem geteilten Postfach, zwischen allem anderen, was an diesem Morgen angekommen ist.
- Das Teil auflösen. Die Nummer des Kunden, Ihre Nummer und die Nummer des Lieferanten sind drei verschiedene Zeichenketten für ein Teil.
- Den Nachweis finden. Die neueste Lieferantenerklärung, die ein PDF, ein E-Mail-Anhang oder ein Portal-Download sein kann.
- Prüfen, ob er noch aktuell ist. Gegen die Kandidatenliste in ihrem heutigen Stand, nicht in dem Stand, in dem die Erklärung geschrieben wurde.
- Alles abtippen. In die Vorlage des Kunden, in dessen Wortwahl, und danach eine Kopie des Gesendeten ablegen.
Wie Pareo das durchgehend beantwortet
- Eingang. Anfragen werden aus dem Postfach, dem Portal oder der Dateiablage eingesammelt, in dem Format, in dem sie angekommen sind.
- Verstehen. Agenten ziehen die Teile, die Regelwerke und das geforderte Antwortformat aus der Anfrage selbst, auch aus einem Anhang.
- Verankern. Jede Frage wird aus Ihren eigenen Produktdaten und Lieferantendokumenten beantwortet. Was sich nicht auflösen lässt, wird gekennzeichnet statt geraten.
- Entwurf und Prüfung. Die Antwort wird im Format des Kunden entworfen. Nichts geht hinaus, bevor eine Person freigibt.
- Spur. Die gesendete Antwort behält je Feld den Vermerk, aus welchem Dokument die Angabe stammt, sodass dieselbe Frage ein Jahr später ein Nachschlagen ist.
Die Referenz hinter diesen Aussagen
Jede regulatorische Aussage auf dieser Seite ist auf die Pareo-Wissensdatenbank und auf die dort zitierte offizielle Quelle zurückführbar.
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Hinweis: allgemeine Bildungsinformation, keine Rechtsberatung. Vor einer Verwendung ist die offizielle Quelle zu prüfen.
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